SEZIONE ARCHIVIO E PROTOCOLLO

 

Manuale di Gestione Documentale (D.R. n. 1126 del 30.11.2021)                                            

 

Circolari - Indicazioni operative - Manuali - Vademecum - Linee guida - Modulistica

 Sezione in aggiornamento

• Incremento dell'utilizzo dei certificati di firma digitale remota rilasciati al personale docente e ricercatore (circ. prot. n. 22344 del 04.02.2022 rep. n. 77/2022, manuale operativo del servizio U-SIGN, manuale operativo per l'installazione e l'utilizzo dell'applicazione Infocert GoSign)
• Precisazioni sulla gestione degli utenti mediante i profili e sull'assegnazione dei documenti sul sistema di protocollo informatico unico di Ateneo Titulus'97:
  • Ai Responsabili degli Uffici, Ai Responsabili delle Sezioni Autonome, Ai Responsabili delle Ripartizioni, Ai Responsabili dei Centri di Servizio (circ. prot. n. 59735 del 07.04.2021 rep. n. 210/2021)
  • Ai Responsabili delle Ripartizioni e dei Centri di Servizio (circ. prot. n. 59745 del 07.04.2021 rep. n. 211/2021)
  • Ai Segretari Amministrativi di Dipartimento e Centri dell'Ateneo, All'UGPTA, All'Ufficio Affari Generali, Ai Direttori di Dipartimento e Centri di Ateneo (circ. prot. n. 59752 del 07.04.2021 rep. n. 212/2021)
• Titolario unico di classificazione in vigore dall’1/1/2013 (circ. prot. n. 2060 del 21.01.2013 rep. 46)
• Regole comuni per la registrazione dell’anagrafica – edizione 2013 (circ. prot. n. 35806 del 06.12.2013 rep. 649)
• Elenco delle UOR ordinato per codice
• Elenco delle UOR ordinato per nome
• D.R. 1164/2014 - Disciplina transitoria per la gestione del protocollo informatico unico di ateneo
• D.D.G. rep. 961/2018 “Registro giornaliero di protocollo – revoca DDG 1005/15 e abrogazione art. 26 c.1 -Disciplina transitoria sul protocollo informatico (DR 1164/14)
• Titolario corredato delle relative voci di indice
• Elenco repertori attivi sulla procedura Titulus in ordine alfabetico per titolo
• D.D.G. n. 1056 del 25 ottobre 2017 - Nomina del responsabile della gestione documentale dell’AOO di Ateneo e dell’archivio di deposito e Nomina del responsabile interno della conservazione
• Dematerializzazione flusso decreti del Direttore Generale sulla procedura di protocollo informatico Titulus - Domande frequenti - FAQ
  (circ. prot. n. 107506 del 12.07.18 rep. n. 368)

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     

 

 A) Circolari emanate fino al 2014, prima dell’istituzione del protocollo informatico unico “AOO Ateneo”

• Trasmissione scheda di censimento per l' Archivio dell'Amministrazione Centrale - individuazione referente degli Archivi (circ. prot. n. 17205 del 16.05.2005)
• Trasmissione scheda di censimento per gli Archivi delle strutture didattiche e di ricerca - individuazione referente degli Archivi (circ. prot. n. 17202 del 16.05.2005)
• Classificazione ed archiviazione della documentazione (circ. prot. n. 13468 del 26.04.2006 rep. 100)
• Titoli e pubblicazioni presentati da candidati - procedure di scarto e restituzione (circ. prot. n. 16887 del 29.05.2006)
• Predisposizione dell'archivio cartaceo ed elettronico (circ. prot. n. 44154 del 29.12.2006 rep. 350)
• Assegnazione dell'effettivo RPA sul software Titulus (circ. prot. n. 184 del 03.01.2007 rep. 3)
• Attivazione repertorio Protocollo Particolare (circ. prot. n. 186 del 03.01.2007 rep. 4) 
• Elenco dei destinatari multipli nella corrispondenza in partenza, ai fini della registrazione (circ. prot. n. 17320 del 18.05.2007 rep. 262)
• Utilizzo dei campi annotazioni e note - precisazioni sulla loro compilazione (circ. prot. n. 38856 del  24.10.2007 rep. 473)
• Scansione elettronica di tutti i documenti registrati (circ. prot. n. 16161 del 15.05.2008 rep. 233)
• Scansione ottica della documentazione in arrivo precisazioni (circ. prot. n. 26244 del 07.08.2008 rep. 367)
• Sperimentazione della trasmissione telematica dei documenti (circ. prot. n. 31885 dell’11.09.2009 rep. 260)
• Trasmissione DD n. 224 del 27.09.2010 - Linee guida per il riordino di fascioli degli studenti di ogni ordine e grado e conseguenti operazioni di selezione, spurgo e scarto (circ. prot. n. 32677 del 28.09.2010 rep. 280/2010)
• Trasmissione DD n. 67 del 19.03.2010 - Linee guida per il riordino dei fascicoli personali e conseguenti operazioni di selezione, spurgo e scarto (circ. prot. n. 10858 del 19.03.2010 rep. 103/2010)
• Redazione dell’oggetto ed identificazione del procedimento amministrativo (circ. prot. n. 31184 del 15.09.2010 rep 267)
• Suggerimento per le procedure di scarto (circ. prot. n. 42935 del 10.12.2010 rep. 390/2010)
• Titolario unico di classificazione in vigore dall’1/1/2013 (circ. prot. n. 2060 del 21.01.2013 rep. 46)
• Corretto utilizzo del protocollo informatico tra uffici – definizione del mittente (circ. prot. n. 5406 del 19.02.2013 rep 117)
• Trasferimento annuale in archivio di deposito e procedure di scarto (circ. prot. n. 31453 del 29.10.2013 rep. 566)
• Regole comuni per la registrazione dell’anagrafica - edizione 2013 (circ. prot. n. 35806 del 06.12.2013 rep. 649)
• Attivazione nuovo protocollo unico di Ateneo (circ. prot. n. 34757 del 23.12.2014 rep. 555)
  
  

B) Circolari emanate dal 01.01.2015 – data di istituzione del protocollo informatico unico “AOO Ateneo”

• Attivazione nuovo protocollo unico di Ateneo (circ. prot. n. 34755 del 23.12.2014 rep. 554)
• Censimento degli archivi digitali e dei documenti soggetti a repertoriazione su repertori diversi (circ. prot. n. 30272 del 21.05.2015 rep. 324)
• Notifica via e-mail degli atti indirizzati al personale della SUN (circ. prot. n. 30541 del 22.05.2015 rep. 326)
• Monitoraggio su Titulus (circ. prot. n. 44738 del 04.08.2015 rep. 417)
• Ricognizione e monitoraggio sull’utilizzo del protocollo informatico Titulus – eliminazione anomalie e disfunzioni (circ. prot. n. 66349 del 04.12.2015 rep. 594)
• Decreti – Ordini di servizio – Contratti e verbali – graduale eliminazione dei registri di  protocollo diversi (circ. prot. n. 68464 del 16.12.2015 rep. 603)
• Nuova modulistica da utilizzare per la redazione dei decreti e degli ordini di servizio interni (circ. prot. n. 6807 del 11.02.2016 rep. 80)
• Predisposizione dell’Archivio per l’anno 2016 - Manuale operativo per la fascicolazione elettronica (circ. prot. n. 10416 del 29.02.2016 rep. 101)
• Cirolare aggiornamento Titulus (circ. prot. n. 22519 del 29.04.2016 rep. 246)
• Invio e ricezione dei messaggi di posta elettronica certificata da/e sulla casella di PEC Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. intestata all'Università degli studi della Campania "Luigi Vanvitelli" tramite il software di protocollo informatico Titulus. Circolare 636/2016 prot. 146970
• Nuova profilazione utenti nell'ambito del software di protocollo informatico Titulus - notifica D.Dir. Rip. SDD - rep. n. 5/2016 prot. n. 115614. Circolare 672/2016 prot. 156844 - 
• Dematerializzazione del processo di formazione, approvazione, firma e protocollazione dei decreti del Rettore e del Direttore Generale a decorrere dal 1° Gennaio 2017 - Manuali operativi. Circolare 687/2016 prot. 157775.
• Corretta individuazione dei Responsabili dei Procedimenti Amministrativi nei Dipartimenti, Centri di Servizio e Scuole di Ateneo (circ. prot. n. 15813 del 25.03.2016 rep. 167)
• Abilitazioni sul sistema di protocollo informatico Titulus - profili speciali- notifica DDG rep. 154/2017 (circ. prot. n. 33431 del 24.02.2017 rep. 133)
• Istituzione della nuova casella di posta elettronica Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. (circ. prot. n. 173011 dell'11.12.2017 rep. 659)
• Digitalizzazione atti del Dirigente dal 1° gennaio 2018: istruzioni operative - Allegato 1 - Allegato 2 (nota prot. n. 181872 del 28.12.2017)
• Accesso al sistema di gestione del protocollo informatico TItulus (circ. prot. n. 27579 del 14.02.2018)
• Dematerializzazione del processo di formazione, approvazione, firma e protocollazione dei decreti del Direttore Generale dal 16 luglio 2018 - Materiale operativo (circ. prot. n. 107506 del 12.07.18 rep. n. 368)
  

 

C) Manuale e istruzioni operative per gli addetti al sistema di protocollazione

• Visualizza il manuale - edizione settembre 2015 - Rip. SDD
• Istruzioni operative per una corretta formazione e protocollazione dei documenti amministrativi informatici
• Integrazione Titulus - U-SIGN (slides)
• Manuale per firma da remoto con U-Sign da Titulus
• Circ. rep. 243/2018 prot. 66811 del 15.05.2018

 

D) Manuale operativo per la fascicolazione elettronica 

• Visualizza il manuale - edizione ottobre 2018 - Rip. SDD

 

E) Vademecum per le operazioni di scarto documentale e per la Conservazione e link di collegamento alla modulistica 

• Visualizza il VADEMECUM - edizione 2023 - Rip. SDD
• Accedi alla MODULISTICA

 

F) Manuali Titulus

• Manuale operativo - descrizione iter approvazione Decreto del Rettore, (circ. prot. n. 157775 del 29/12/2016 rep. n. 687);
• Manuale operativo - descrizione iter approvazione Decreto del Direttore Generale, (circ. prot. n. 157775 del 29/12/2016 rep. n. 687);
• Manuale di utilizzo delle PEC in Titulus, (circ. prot. n. 146970 del 2/12/2016, rep. n. 636);
• Manuale Utente Titulus 4.4
• Manuale ACL (Access Control List)
• Manuale operativo ai fini dell’apposizione della firma digitale remota direttamente tramite il software di protocollo informatico (integrazione U-SIGN/TITULUS)

 

G) Modulistica

• Modulo richiesta consultazione materiale archivistico per motivi amministrativi (utenza interna)
• Modulo richiesta accesso ai documenti amministrativi (utenza esterna)
• Modulo per annullamento di registrazione al protocollo
• Modulo per la redazione dei Decreti (cfr. circ. prot. n. 6807 del 11.02.2016 rep. 80)
• Modulo per la redazione degli Ordini di Servizio (cfr. circ. prot. n. 6807 del 11.02.2016 rep. 80)
• Moduli per la deroga dai profili standard di abilitazione Titulus - previsti dall'allegato A e dall'allegato B del D.Dir. Rip.SDD rep. 5 prot. n. 115614 del 29/12/2016 (circ. prot. n. 156844 del 23/12/2016 rep. n. 672)

 

H) Informativa disabilitazioni sul sistema di protocolllo informatico - adempimenti in caso di cessazione dal servizio o comando presso altro ente

• Informativa cessazione dal servizio - personale con funzioni di responsabile di struttura (UOR) o con funzioni di responsabile di procedimento amministrativo (RPA)
• Informativa cessazione dal servizio - personale senza funzioni di responsabilità
• Informativa per comando presso altro ente