VADEMECUM

CONTENENTE LE MODALITA’ OPERATIVE PER LE OPERAZIONI DI SCARTO DOCUMENTALE e per la CONSERVAZIONE

Premesso che, ai sensi dell’art. 67 del DPR 445/2000 e dell’art. 21 del D.Lgs. n. 42 del 2004 “Almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione”, si informa che - prima di trasferire la documentazione destinata alla conservazione all’Archivio di deposito o nei locali destinati ad archivio presso ciascuna unità operativa (Ufficio / Dipartimento/ Centro ecc. ) è necessario che ciascuna unità operativa provveda alle OPERAZIONI DI SELEZIONE, SPURGO E SCARTO secondo le modalità di seguito riportate:

1. Procurarsi scatole vuote di piccole dimensioni (ad esempio quelle che contengono le risme di fogli A4) e comunque non superiori alle misure 40cmx40cm - h 25, al fine di facilitarne il trasporto;
   
   
2. Compilare in tutte le sue parti il “modulo da apporre su ciascuna scatola” (Mod. A) ed incollarlo su ogni scatola;
   
   
3. Eliminare tutte le foderine di plastica e, se possibile, i fermagli; eliminare i registri resisto o altri contenitori di plastica;
   
   
4. Riempire ciascuna scatola con la documentazione che si propone per lo scarto e descrivere quanto segue utilizzando il modello “elenco scarto”(Mod. B): la tipologia della documentazione (v. “Elenco descrittivo della documentazione da conservare perennemente oppure da scartare” - Mod. C ), la cronologia, la quantità, i metri lineari, il peso (cfr. “fac-simile per il calcolo del peso”- Mod. D), il motivo dello scarto, desumibile da: “Elenco descrittivo della documentazione da conservare perennemente oppure da scartare” (Mod. C) , “Linee guida e tipologia documenti fascicolo studente” (Mod. E), “Linee guida e tipologia documenti fascicolo personale” (Mod. F), nonché desumibile, per analogia, dai Massimari di scarto o Piani di Conservazione elaborati specificamente per le Università o per le altre Amministrazioni statali (v. ad es. “Massimario di selezione dei documenti inerenti al fascicolo di personale universitario - Unidoc” – Mod. G)
   
   Si confronti a tal fine il “fac-simile di elenco scarto compilato” (Mod. H) ed il “fac-simile di Proposta di scarto documentario”(Mod. I);
   
   
5. Collocare le scatole in uno spazio adatto, in modo che non siano di intralcio alle attività di routine della Struttura;
   
   
6. Dopo aver compilato il suddetto modulo B ”elenco scarto” relativamente al contenuto delle scatole, comprese anche le motivazioni dello scarto, inviarlo con nota di trasmissione alla Ripartizione Sistemi Dipartimentali e Documentali (Rip. S.D.D.) – Sezione Flussi documentali e Archivio, specificando i mt lineari liberati dalla operazione di scarto (cfr. “fac-simile nota di trasmissione elenco scarto” – Mod. L); Quanto sopra ai fini della trasmissione della Proposta di scarto alla Soprintendenza Archivistica per la Campania per il previsto parere (v. “Fac simile nota di trasmissione alla Soprintendenza Archivistica della proposta di scarto di materiale documentale ”- Mod. M) e (“Fac-simile Decreto Dirigenziale” Mod. N);
   
   
7. La Rip. S.D.D. - Sezione Flussi documentali e Archivio provvederà, mediante l’Ufficio Economato, a far trasferire le scatole dello scarto dalle Strutture all’Archivio di deposito di Santa Patrizia;
   
   
8. Una volta ottenuto il parere favorevole della Soprintendenza, la Rip. SDD - Sez. Flussi documentali e Archivio contatterà la Croce Rossa o altra Ditta specializzata ai sensi dell’art. 8 DPR 37/01, per fissare un appuntamento per il prelievo delle scatole dall’Archivio di deposito;
   
   
9. Dopo il ritiro delle scatole la Croce Rossa (o Ditta individuata) rilascerà i verbali di ritiro e cessione della documentazione alla Rip. S.D.D. - Sezione Flussi documentali e Archivio che li trasmetterà – in originale - alla Soprintendenza Archivistica per la Campania. (v. “Modulo nota di trasmissione verbali di ritiro alla Soprintendenza” – Mod. O). La documentazione inerente “gli scarti” è a conservazione perenne.

Una volta terminate le operazioni di selezione, spurgo e scarto, il materiale documentale destinato alla CONSERVAZIONE, da versare all’Archivio di deposito, verrà trasmesso come segue:

Ciascuna unità operativa provvederà a:

1. compilare l’ “Elenco documentazione da versare” (Mod. V.1), in cui vi sarà descritto nel dettaglio il materiale documentale destinato alla conservazione;
2. trasmettere l’elenco, di cui al punto a, alla Ripartizione Sistemi Dipartimentali e Documentali come da “Fac-simile nota di trasmissione elenco documenti da versare”(Mod. V.2)