Dematerializzazione flusso decreti del Direttore Generale sulla procedura di protocollo informatico Titulus

Domande frequenti – FAQ

In questa sezione troverai le domande più frequenti relative al processo di dematerializzazione dei decreti a firma degli organi di ateneo (ed in particolare del Direttore generale) e le relative risposte.

Non esitare a contattarci all’indirizzo dell’Ufficio competente (Ripartizione Sistemi Dipartimentali e Documentali: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.) per rivolgere eventuali ulteriori domande.

 

DOMANDE FREQUENTI – FAQ

1. Chi deve inserire su Titulus la bozza di decreto da sottoporre alla firma del D.G. per far partire il flusso (workflow)?

Di regola chi è incaricato di compilare materialmente il decreto (cioè il soggetto proponente denominato anche “redattore” o “compilatore”);

2. Chi è in possesso dell’abilitazione all’inserimento su Titulus di una bozza di decreto da sottoporre alla firma del DG per far partire il flusso (workflow)?

Allo stato tutto il personale tecnico-amministrativo in servizio presso Uffici Ripartizioni e Centri dell’Amministrazione Centrale (in quanto potenzialmente individuabile quale soggetto “proponente” – cioè “redattore/compilatore” - di un decreto a firma del Direttore Generale) ;

3. Da dove si entra per inserire su Titulus la bozza di un decreto da sottoporre alla firma del D.G.?

Bisogna entrare nella procedura di protocollo informatico Titulus inserendo username e password come di consueto; quindi sulla schermata iniziale del Menu di Titulus nel campo “Registrazione” cliccare nella voce “Repertori “e poi la voce “Repertori DDG”; si apre la maschera della bozza da compilare. Infatti – in alto a destra – risulta flaggata la casella corrispondente all’icona della “bozza”; N.B. tale flag non va eliminato altrimenti si rischia di registrare al protocollo un documento non ancora perfezionato con la conseguenza di doverlo poi obbligatoriamente annullare.

4. Quali sono le azioni necessarie per inserire la bozza di decreto e far partire il flusso (workflow)?

Verificare che sia spuntata la casella in alto a destra corrispondente all’icona della “bozza” (vedi anche FAQ n. 3 - N.B.);

Inserire, nel campo della voce di indice quella di “approvazione DDG” avvalendosi eventualmente del menù a tendina; il sistema metterà in automatico la classificazione “II/3 - Direttore generale e Dirigenti”. Quindi non bisogna cambiare in questa fase la classificazione altrimenti il flusso non parte (NB la classificazione sarà cambiata successivamente a cura dell’RPA quando il sistema stesso lo preavvertirà);

Inserire l’oggetto quale risulta dalla bozza di decreto predisposta (come da modulo presente sul sito web nella sezione modulistica – archivio e protocollo);

Inserire la bozza di decreto in formato pdf/a nel campo documenti informatici, unitamente a tutti gli eventuali allegati del decreto (NB se anche gli allegati vanno firmati dal DG dovranno essere inseriti e firmati anch’essi nel formato pdf/a)

5. Nel campo “voce di indice” e nel campo “classificazione” cosa inserire?

Inizialmente la voce di indice da inserire, avvalendosi eventualmente anche del menù a tendina, è “approvazione DDG” dopodichè non occorre inserire nulla nel campo “classificazione” in quanto il sistema stesso, per far partire il flusso, inserirà come classificazione iniziale la seguente: “II/3- Direttore generale e Dirigenti” (tale classificazione dovrà essere poi modificata in un momento successivo e ciò verrà richiesto all’RPA direttamente a cura del sistema informatico)

6. Nel campo “Responsabilità—Mittente” cosa ci deve essere? Cosa compare in automatico? Occorre inserire altro? Se si cosa?

Nel campo “Responsabilità- Mittente” ci deve essere l’Ufficio in posizione del decreto (competente alla redazione dello stesso) ed il nominativo del relativo responsabile individuato come RPA (responsabile del procedimento amministrativo). Tale campo è già compilato in automatico dal sistema informatico con indicazione dell’Ufficio di appartenenza del soggetto che inserisce il decreto nella procedura e del nominativo della persona responsabile di detto Ufficio. Pertanto se effettivamente il soggetto che inserisce il decreto afferisce all’Ufficio in posizione del decreto non occorre fare altro se non verificare che la casella “invia e-mail di notifica” sia spuntata per consentire all’RPA di visualizzare il decreto da approvarsi;

Se invece nel campo Ufficio dovesse comparire un Ufficio diverso da quello competente, o comunque diverso da quello che risulta in “posizione” nella bozza di decreto, occorrerà di conseguenza modificare i dati dell’Ufficio e della persona che dovranno approvare il decreto conformemente a quanto riportato nello stesso.

N.B. la verifica della correttezza del campo “Ufficio” è essenziale in caso di RPA che rivestono, ad interim, più incarichi di responsabilità

7. Nella fase di inserimento della bozza di decreto devo inserire obbligatoriamente tutti i campi presenti nella maschera (cioè quali campi sono obbligatori?)

I campi da compilare obbligatoriamente nella fase di inserimento della bozza sono:

-                 Voce di indice “approvazione DDG”

-                 Oggetto: come riportato nella bozza del DDG (si ricorda che l’oggetto deve contenere almeno 30 caratteri)

-                 Inserire nel campo “documenti informatici” il documento da sottoporre alla firma in formato PDF/A

-                 Inserire, sempre nel campo “documenti informatici”, anche gli eventuali allegati al decreto e la loro descrizione. Se anche gli allegati dovranno essere firmati dal Direttore Generale in sede di firma del Decreto essi vanno necessariamente inseriti nel formato PDA/A

8. In che formato devo inserire i documenti informatici da associare? (cioè il decreto DG e i suoi eventuali allegati?)

Il decreto ed i suoi eventuali allegati che richiedono la firma del DG dovranno essere inseriti solo ed esclusivamente in formato PDF/A (così come disposto con circolare rep.596/17 prot. 166681)

9. Se per errore in fase di inserimento della bozza di decreto ho associato il decreto in un formato diverso dal PDF/A è possibile sostituirlo successivamente alla registrazione della bozza?

La bozza di decreto in formato PDF/A deve essere inserita prima di premere il tasto “registra” a cura di chi inserisce la bozza di decreto. Peraltro la “sostituzione/modifica” del file - sia per la sola conversione del formato sia per altri motivi (quali ad esempio l’esigenza di apportare modifiche e integrazioni alla bozza originariamente inserita) – può essere operata successivamente dall’RPA ma ne resta traccia nel senso che il sistema memorizza tutti i file associati nel tempo; infatti sulle varie versioni dei file presenti nel sistema viene indicata sia la data e l’ora della sostituzione/modifica/integrazione sia il nominativo del/dei soggetti che hanno operato le suddette modifiche.

10. Cosa devo inserire nel campo “responsabilità”?

NIENTE! Comparirà già in automatico l’ufficio di appartenenza del soggetto che ha inserito il decreto, tale ufficio – di norma – è e deve essere l’ufficio indicato quale ufficio in posizione nella bozza di decreto. In caso contrario (cioè nel caso in cui, ad esempio, chi ha inserito il decreto dovesse essere una persona che non appartiene all’Ufficio in posizione, quale indicato nell’apposito campo del Decreto stesso) sarà necessario modificare il campo mittente inserendo l’ufficio in posizione indicato nella bozza di decreto e, quindi, risulterà quale RPA il responsabile dell’Ufficio in posizione.

11. Cosa inserire nella sezione “Altro”?

Di regola NIENTE (a meno che non ci siano da inserire “note”, “riferimenti” o “parole chiave” che dovranno comunque comparire in sede di protocollazione)

12. Cosa inserire nella sezione “Documenti informatici”?

Il primo file da inserire (in formato pdf/a) è la bozza di decreto da firmarsi, gli altri file successivi verranno inseriti se il decreto nel dispositivo prevede degli allegati. In ogni caso gli ulteriori documenti che dovranno essere firmati digitalmente dal DG dovranno essere inseriti anch’essi in formato PDF/A

13. Come si inseriscono gli allegati?

È preferibile che il file del decreto sia comprensivo dei suoi allegati che ne costituiscono parte integrante e sostanziale e cioè che, ove possibile si produca e si associ un solo file in PDF/a (ad esempio se trattasi di un decreto del DDG che approva un atto, quale ad esempio un regolamento, e questo atto forma parte integrante e sostanziale del decreto di approvazione è opportuno che il decreto e l’atto che ne forma parte integrante e sostanziale facciano parte di un unico file). In tal caso quindi il DG apporrà la propria firma digitale su un unico file (comprensivo del decreto e del suo inscindibile allegato).

14. Chi è l’RPA del decreto da sottoporre alla firma del Direttore Generale?

L’RPA è di norma il responsabile amministrativo dell’Ufficio in posizione quale risulta dal Decreto stesso. Infatti il sistema di protocollo associa in automatico all’Ufficio “responsabile del procedimento amministrativo” il nominativo del relativo capo ufficio. E’ chiaro che se la responsabilità del procedimento amministrativo, di cui il decreto costituisce di norma l’atto finale, è stato individuata in una persona diversa dal responsabile dell’Ufficio in posizione (quale risulta indicato nella bozza di decreto), il nominativo dell’RPA andrà sostituito inserendo nel campo “responsabilità” anzicchè il nominativo del capo ufficio quello della diversa persona individuata quale RPA nell’ambito dell’Ufficio predisponente il decreto.

15. Che azioni deve fare l’RPA del decreto?

L’RPA deve

Leggere la bozza di decreto e i suoi eventuali allegati, quali inseriti su Titulus dall’estensore del decreto

Valutare se il decreto comporta spesa e cliccare sulla voce corrispondente nella sezione “Azioni disponibili” e cioè o se “sono presenti costi”o se “non sono presenti costi”

Cambiare la classificazione originaria (che era “approvazione DDG”) e quindi inserire la nuova classificazione come indicata nel decreto e cioè titolo e classe inseriti in fase di redazione del decreto

Cliccare sul tasto “Registra” (sul lato sinistro)

Indicare se il decreto è da sottoporre o meno a ratifica e cliccare sulla voce corrispondente, nel campo “ Work flow applicati “”azioni disponibili”

Indicare il dirigente di riferimento cioè il dirigente che deve apporre il proprio visto prima della firma finale del decreto (di norma è il dirigente della Ripartizione cui afferisce l’ufficio in posizione risultante dal decreto) NB in caso di dirigenti ad interim occorre fare attenzione sulla corretta Ripartizione di riferimento.

16. Per gli Uffici (UOR) non afferenti ad alcuna Ripartizione (e che, dunque, non hanno un dirigente di riferimento) cosa si deve inserire nella finestra “valutazione dirigente”?

Nel campo UOR bisogna inserire “Direttore Generale” e comparirà in automatico mel campo RPA il nominativo del Direttore Generale (es. Annamaria Gravina)

17. Per gli Uffici (UOR) che hanno quale dirigente “ad interim” il Direttore Generale, o un altro dirigente sempre incaricato “ad interim”, cosa si deve inserire nella finestra “valutazione dirigente”?

Si deve inserire come UOR la Ripartizione competente e nel campo RPA comparirà direttamente il nome del dirigente incaricato ad interim della titolarità di detta Ripartizione

18. Che azioni deve fare il dirigente di riferimento dell’Ufficio in posizione quando riceve la mail?

Innanzitutto cliccare sul link che appare nella mail per entrare sulla procedura informatica e, quindi nella maschera della “bozza” di decreto; quindi:

-                 Aprire e leggere il decreto e i suoi eventuali allegati;

-                 Cliccare o sul tasto “approva” o sul tasto “rigetta” (nel caso di rigetto è obbligatorio inserire la motivazione del rigetto);

19. Cosa succede dopo l’approvazione del dirigente di riferimento?

Se il decreto comporta spese l’Ufficio Ragioneria riceve la mail per l’apposizione del visto contabile dopo che il dirigente ha approvato la bozza di decreto.

Se invece il decreto non comporta spese la Segreteria della Direzione Generale riceve la mail per sottoporre il decreto alla firma del Direttore Generale previe le verifiche di competenza;

20. Che azioni deve fare il responsabile della Ragioneria o suoi delegati (cioè il/i soggetti abilitati sulla procedura Titulus all’apposizione del visto contabile)?

Verificare la disponibilità del capitolo di spesa indicato in sede di pre-impegno e l’esatta indicazione dello stesso in sede di formulazione della bozza di decreto e, conseguentemente, apporre il visto di regolarità per il successivo impegno di spesa e per il prosieguo del workflow. N.B. L’impegno di spesa verrà assunto dalla Ragioneria a seguito della formale notifica - a cura dell’RPA – del decreto stesso, debitamente firmato e protocollato.

21. Se l’estensore del decreto o l’RPA vogliono eliminare/cancellare/annullare/ritirare la bozza ed i documenti ad essa associati cosa devono fare?

La cancellazione della bozza non è possibile allo stato in quanto il tasto “cancella” risulta disattivato, così come riportato nel manuale allegato alla circolare prot. n. 107506 del 12.07.2018 rep. 368/2018

22. E’ possibile per i vari attori che intervengono nel workflow fermare/eliminare/cancellare/annullare il flusso di lavoro e le varie azioni ad esso applicate?

No

23. Se la bozza di decreto è stata rigettata in sede di visto (da parte del Dirigente di riferimento o dell’Ufficio di Ragioneria in sede di valutazione contabile) o successivamente (e cioè in sede di approvazione da parte della Direzione Generale), cosa avviene?

Se il rigetto è avvenuto da parte del dirigente o anche del DG (tramite la Segreteria DG) l’RPA riceverà una mail avente ad oggetto: “[Decreto DG] Riformulazione decreto” e nel testo “Si richiede la riformulazione del seguente documento: XXX(oggetto del documento) e YYY(link relativo al documento rigettato)”; se invece il rigetto è avvenuto in sede di valutazione contabile l’RPA riceverà una mail avente ad oggetto: “[Decreto DG] Diniego visto contabile con indicazione dell’oggetto e del link al documento rigettato.

In entrambi i casi l’RPA, accedendo al documento tramite il link ricevuto via mail, avrà contezza dell’autore del rigetto e della motivazione inserita in sede di rigetto (che gli compariranno sulla procedura nel campo “Annotazioni”).

24. Quali sono le azioni che ha a disposizione l’RPA nel caso di rigetto della bozza di decreto?

Nel caso di rigetto l’RPA (essendo, in tale fase, disabilitato il tasto “Cancella”) non potrà eliminare la bozza registrata e quindi anche la prima versione del decreto associata a detta bozza ma avrà a disposizione le seguenti azioni:

-“Ritira” tale azione comporta l’arresto del workflow lasciando comunque visibile sulla procedura la prima versione del decreto associato in fase di registrazione della bozza e sulla quale è intervenuto stato operato il rigetto;

-“Modifica allegato” tale azione comporta la possibilità di inserire ulteriori documenti in sostituzione di quelli precedentemente inseriti. In tal caso la prima versione del/i documento/i associato/i in fase di registrazione della bozza (e su cui è intervenuto il rigetto) resterà comunque visibile sulla procedura operando tramite il link “versioni precedenti”. Per acquisire quindi le valutazioni di competenza e far ripartire il flusso sui documenti inseriti ex novo nella bozza occorrerà che l’RPA clicchi sul link “Ritrasmetti al dirigente”,

-“Integra decreto” tale azione comporta la possibilità non di sostituire le versioni precedenti ma solo di aggiungere nuovi documenti informatici a quelli associati in fase di registrazione della bozza; anche in tal caso per far ripartire il flusso occorre che l’RPA clicchi sul link “ritrasmetti al dirigente”

- Ritrasmette al dirigente”: è l’azione necesssaria a seguito della modifica del documento allegato o dell’integrazione del/i files associati

25. In caso di “rigetto” da parte dei diversi attori (es. da parte della Ragioneria o del dirigente di riferimento o della Direzione Generale) è possibile per l’RPA riformulare il decreto sostituendo sulla bozza iniziale il/i documento/i su cui è intervenuto il rigetto? In caso affermativo resta traccia del/dei documenti su cui è intervenuto il rigetto?

In caso di “Rigetto” motivato (il sistema richiede un’annotazione con la motivazione) da parte di qualunque degli attori coinvolti, il decreto torna all’RPA proponente che ne riceve notifica via mail; quest’ultimo può effettuare tutte le azioni descritte nella sezione “Riformulazione decreto” e cioè (v. anche FAQ n. 24):

-       “Ritirare” la bozza,

-       “Modificare” l’allegato;

-       “Integrare” i documenti associati e, successivamente alle azioni “modifica” o “integra”,

-       “Ritrasmettere” la bozza al dirigente comprensiva dei file modificati o integrati per le valutazioni di competenza ed il prosieguo del flusso.

-       I documenti associati in precedenza, ivi compresi quelli su cui è intervenuto il rigetto restano visibili a tutti gli attori del workflow operando sul link “versioni precedenti” presente nella sezione “Documenti informatici” sul lato sinistro.

          Non è possibile invece, allo stato attuale, eliminare l’intera bozza su Titulus in quanto, come si legge al punto 2.2 del manuale prodotto da Cineca, la funzione “Cancella” è stata disabilitata.

26. Cliccando sul tasto “storia” cosa compare?

Nella storia del workflow (sezione workflow applicati) compaiono tutte le azioni eseguite sulla bozza e sui documenti associati per cui resta traccia anche della modifica dell’allegato ed inoltre mediante la funzione “versioni precedenti” è possibile visionare le diverse versioni dei files precedentemente allegati.